Доплата до оклада при командировке

Согласно пункту 25 статьи 255 Налогового кодекса РФ, доплаты до уровня фактического заработка могут быть учтены в расходах по налогу на прибыль. При этом компенсация за командировку, рассчитанная на основе среднего заработка, также учитывается в расходах по налогу на прибыль, как указано в пункте 6 статьи 255 Налогового кодекса РФ.

Таким образом, при наличии соответствующих положений в локальных нормативных актах, выплата за командировку должна производиться в два этапа:

• Начисление компенсации за командировку на основе среднего заработка.
• Если необходимо, доплата до уровня фактического заработка

Рассмотрим, как выполнить настройку такого вида доплаты в системе "1С: Зарплата и Управление Персоналом" версии 3.1.

Для автоматизации доплаты до оклада при командировке необходимо в программе 1С Зарплата и управление персоналом предварительно создать новый вид начисления.

1. Создайте новый элемент в меню "Настройка" - "Начисления".
2. В поле "Наименование" введите название для нового вида расчета, например "Доплата к командировке".
3. В поле "Код" назначьте уникальный номер для нового элемента.
4. В разделе "Основное":

В поле "Назначение начисления" установите значение "Повременная оплата труда и надбавки".

В поле "Начисление выполняется" установите вариант "Только если введен вид учета времени" (из справочника "Виды использования рабочего времени" выберите "Командировка"). Такая настройка позволит выполнять расчет нового вида начисления только в том случае, если был зарегистрирован документ "Командировка" для данного сотрудника.

В части "Расчет и показатели" необходимо настроить формулу:

МАКС(((Оклад*ДоляНеполногоРабочеговремени/НормаДней)*ВремяВДнях)-РасчетнаяБаза, 0)

где:

Оклад * ДоляНеполногоРабочегоВремени / НормаДней – стоимость одного дня исходя из оклада
ВремяВДнях – количество дней в командировке
РасчетнаяБаза – сумма всех начислений сотрудника, входящих в расчетную базу данного вида расчета .

Формула позволяет сравнить сумму положенного оклада и сумму среднего заработка за время командировки. Если оклад больше оплаты по среднему, то доплата рассчитывается как разность этих величин. Это гарантирует защиту прав работника, поскольку сумма сохраняемого среднего заработка в течение командировки, сравнивается с суммой, рассчитанной на основе оклада. Доплата производится только в том случае, если сумма среднего заработка окажется меньше.

Для вычисления среднедневного заработка сумму оклада, следует поделить на норму рабочих дней по графику работы. Для расчета суммы оплаты по окладу за время командировки, среднедневной заработок нужно умножить на количество рабочих дней, проведенных в командировке.
Необходимо убедиться, что основные начисления сотрудников могут быть рассчитаны пропорционально отработанным дня, а также включаются в расчет за первую половину месяца

7. Перейдите на вкладку "Расчет базы"

8. В разделе "Период расчета базы" выберите вариант периода «Текущий месяц». В состав начислений, которые формируют расчетную базу выберите вид начисления «Командировка»

9. На вкладке "Учет времени" выберите вариант выполнения начисления "Дополнительная оплата за уже оплаченное время" и укажите вид времени - "Командировка".

10. На вкладке "Зависимости" перечислите виды расчета, которые зависят от данного начисления и используют его в базе для расчета, например «Удержание по исполнительному документу».

11. На вкладке "Приоритет" определите, какие начисления должны вытеснить текущий вид расчета и наоборот начисления, которые вытесняются текущим.

Например, если рассчитан отпуск, то за этот же период не может быть рассчитана командировка. Поэтому приоритет отпуска выше.

12. На вкладке "Средний заработок" настройки недоступны для редактирования. Согласно письму Минтруда России от 13 августа 2015 г. № 14-1/В-608, при расчете среднего заработка не учитываются начисления, выполненные за время командировки.

13. Перейдите на вкладку «Налоги, взносы, бухучет»

В подразделе "НДФЛ", укажите, что данный доход облагается НДФЛ, а в поле "код дохода" установите код 4800 "Прочие доходы".

В подразделе "Страховые взносы", проверьте значение настройки «Вид дохода» – "Доходы, полностью облагаемые страховыми взносами".

В подразделе "Налог на прибыль", установите переключатель на значение "Учитывается в расходах на оплату труда по статье" и выберите пункт 25, ст. 255 НК РФ, ( см. письмо Минфина России от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20155 и другие)

Настройке для отражения в Статистической отчетности, в поле "В форме 57-Т" проверьте установку значения "Тарифный заработок".

В подразделе "Бухгалтерский учет" – если доплата до оклада при командировке будет отражаться в бухгалтерской программе стандартной проводкой по начислению вознаграждений сотрудникам, то оставьте вариант учета – "По настройкам сотрудника"

Вариант настройки "Как задано для начисления" выбирается в том случае, когда начисление отражено в бухгалтерском учете отдельной корреспонденцией счетов или их аналитик. В этом случае в поле "Счет, субконто" нужно выбрать значение из справочника "Способы отражения зарплаты в бухучете". Элементы справочника "Способы отражения зарплаты в бухучете" синхронизируются с элементами одноименного справочника в программе "1С:Бухгалтерия". В программе "1С:Зарплата и управление персоналом" элементам этого справочника можно указать только наименование, в программе "1С:Бухгалтерия" для каждого способа отражения в учете дополнительно указываются дебет счета и аналитика, на основании которых в бухгалтерской программе формируются проводки по бухгалтерскому и налоговому учету.

На вкладке "Описание" в поле "Краткое наименование" можно присвоить сокращенное имя начисления. Оно будет отображаться в отчетах, связанных с начислениями. Также на этой вкладке можно заполнить дополнительное описание начисления для справки.

Начисление вознаграждения за дни, проведенные в командировке регистрируется и рассчитывается документом «Командировка» (раздел "Персонал – Командировки" или "Зарплата – Командировки"), который предназначен для регистрации и расчета оплаты за время служебной командировки.

Начисление и расчет доплаты до оклада во время командировки работника автоматически осуществляются в документе "Начисление зарплаты и взносов" (раздел "Зарплата – Начисление зарплаты и взносов") в том месяце, в котором сотруднику была зарегистрирована командировка.

Если фактический заработок превышает оплату по среднему заработку за время командировки, то доплата будет равна их разности, в противном случае доплата равна нулю.