Кадровый ЭДО

Через ЭДО можно подписывать следующие виды документов:

• Трудовые договоры, Приказы о приеме, переводе и увольнении;
• Должностные инструкции и другие внутренние документы;
• Заявления на отпуск, командировку;
• Табель учета рабочего времени;

В РФ проводится пилотный проект по переходу на электронный документооборот с сотрудниками организаций согласно закону №122-ФЗ от 24.04.2020 г. Эксперимент позволит отладить процессы кадрового ЭДО в условиях промышленной эксплуатации и на основе данного опыта внести изменения в трудовое законодательство. Данный проект проводится совместно с порталом «Работа в России».

Какие виды ЭЦП можно использовать?

Для организации:

• усиленная квалифицированная ЭЦП;
• усиленная неквалифицированная ЭЦП;

Для сотрудника:

• простая ЭЦП через портал «Работа в России» (можно использовать учетную запись ЕСИА);
• усиленная квалифицированная ЭЦП;
• усиленная неквалифицированная ЭЦП;

Работодателю необходимо получить согласие сотрудников на участие в проекте по кадровому ЭДО под подпись (например, внеся изменения в коллективный договор или утвердив новую форму согласия) и оформить для них ЭЦП.

Этапы кадрового ЭДО

1. Кадровик подготавливает кадровый документ в 1С: Зарплата и управление персоналом;

2. Кадровик подписывает документ усиленной ЭЦП;

3. Кадровик выгружает электронный документ на портал «Работа в России» в Личный кабинет организации и отправляет их в Личные кабинеты сотрудников;

4. Физическое лицо в Личном кабинете на портале «Работа в России» подписывает документ своей ЭЦП.

5. Кадровик получает подтверждение о том, что документ подписан сотрудником.

Для подключения интеграции программы 1С с порталом «Работа в России» необходимо в меню «Настройки» - «Кадровый учет» установить флаг «Используется интеграция с порталом «Работа в России».

Сервис «1С Кабинет сотрудника» - это продукт компании 1С, призванный минимизировать трудовые и временные затраты на взаимодействие сотрудников и отдела кадров.

Сервис подключается через современные версии программы 1С :Зарплата и управление персоналом и имеет ряд преимуществ:

• возможность удаленной отправки заявления на отпуск, получение информации по остаткам отпусков непосредственно в личном кабинете
• отправка уведомления об отсутствии или больничного в электронном виде;
• передача информации об изменении личных данных (ФИО, паспорт, адрес и т.д.);
• заказ справок;
• получение информации о зарплате и расчетных листках;
• генерация задач ответственным лицам для реакции на то или иное событие;

Сервис работает как через интернет-браузер:

Так и через мобильное приложение:

Для организации кадрового ЭДО через «1С Кабинет сотрудника» в настройках сервиса необходимо подключить использование ЭЦП.

У сотрудников появится возможность самостоятельно сгенерировать сертификат неквалифицированной ЭЦП.

Данным сертификатом ЭЦП сотрудник сможет визировать полученные кадровые документы -подтверждая ознакомление и согласие, а также подписывать электронные заявления. Кадровик получит уведомление об изменении статуса электронного документа.

Кроме типовых форм документов программы 1С позволяют так же создавать и подписывать произвольные электронные документы.