Начальная настройка 1С Управление торговлей 11
(1С УТ)

При первом запуске 1С: Управление торговлей 11 (1С УТ) появляется окно «Начальное заполнение данных». Необходимо дождаться завершения этого процесса.

После начального заполнения данных программа просит ввести данные интернет-поддержки. При приобретении ПРОФ версии вам предоставляется 3 месяца интернет-поддержки бесплатно.

Далее будет окно помощника перехода с предыдущих версий: Управление торговлей 10.3(8.2) и Торговля и склад 9.2(7.7). Если ранее использовались эти версии 1С без доработок, переход может быть осуществлен с помощью этого инструмента.

Для удобства программа 1С УТ 11 поделена на разделы учета: «Главное», «CRM и Маркетинг», «Продажи», «Закупки», «Склад и доставка», «Казначейство», «Финансовый результат и контроллинг», «НСИ и администрирование». Состав этих разделов и документов, которые к ним относятся сильно зависит от настройки каждого раздела.

Предлагается начать настройки с первого раздела, который предлагает 1С: Предприятие.

Меню НСИ и Администрирование -> Настройка НСИ и разделов -> Предприятие.

НСИ - это нормативно-справочная информация. В новом окне нужно установить Производственный календарь (Российская федерация). Если планируется вести учет по нескольким организациям, нужно установить галку «Несколько организаций». Если необходимо вести учет по подразделениям, ставим галку «Подразделения». Если ведется учет по подразделениям на отдельном балансе, ставим галку «Обособленные подразделения на отдельном балансе». Если используется управленческая организация, и некоторые операции не должны учитываться в бухгалтерском учете, ставим галку «Раздельные операции для закупок и продаж для упр. и регл. учета».

Ниже на этой странице можно настроить дополнительные валюты, установить валюту управленческого учета.

Разрезы учета

Меню НСИ и Администрирование -> Настройка НСИ и разделов -> Номенклатура.

Обращаем внимание на «Множество видов номенклатуры». Рекомендуется оставить галку, в дальнейшем для ведения учета это будет удобным дополнительным разрезом для аналитики. Вид номенклатуры используют, когда большая часть ассортимента брендирована и в этом поле можно указать бренд или эксклюзивного поставщика.

Для ведения учета в 1С УТ по комплектам и учета многооборотной тары нужно проставить соответствующие галки.

Если у нас много однотипного товара отличающегося размером, цветом или другими признаками, тогда ставим галочку «Характеристики номенклатуры».

Далее галка «Упаковки номенклатуры». Если у нас будет адресное хранение на складе, то эта галочка обязательна. Эту опцию удобно использовать, когда мы торгуем разной фасовкой одного и того же товара. Но есть обратная сторона, комплектовщики при ручной сборке заказа могут перепутать упаковки и вместо 1 штуки положить 1 ящик в заказ или наоборот.

Если нужно вести серийный учет (например, для сроков годности товаров), нужно поставить галку «Серии товаров».

Для учета брака - галка «Качество товаров».

В программе 1С: Предприятие можно добавлять свои единицы измерения или добавить единицы измерения из классификатора единиц измерения. Для добавления из классификатора нужно нажать на ссылку «Единицы измерения», далее нажать на кнопку «Подобрать из классификатора».

По умолчанию установлены единицы измерения веса, объема, площади, длины, количества штук, разливной продукции.

Если в отчетах необходимо видеть дополнительную единицу измерения, необходимо установить галку «Единицы измерения для отчетов». Конкретная единица измерения для отчетов устанавливается в карточке номенклатуры.

Сегмент – это набор элементов, удовлетворяющих определенным для сегмента правилам. Он предоставляет информацию по элементам этого набора в виде, соответствующем цели создания сегмента. Например, сегментом можно считать набор партнеров, у которых установлен бизнес-регион «Дальний Восток». Сегменты допускают пересечения (один элемент может входить в несколько сегментов). Правила формирования и формы представления сегментов могут использовать произвольную информацию, хранящуюся в информационной базе и связанную с элементами, входящими в сегмент.

Механизм сегментирования также применяется для проведения маркетингового анализа, управления ассортиментом и базой партнеров, правилами продаж, задания фильтров аналитических отчетов. Наиболее востребован данный механизм в работе маркетолога. С целью формирования сегментов маркетолог может воспользоваться имеющимися данными или создать собственный набор аналитических признаков на базе дополнительных свойств (реквизитов и сведений).

Меню НСИ и Администрирование -> Настройка НСИ и разделов -> CRM и маркетинг.

Необходимо обратить внимание на опцию «Независимо вести партнеров и контрагентов». Эта опция актуальна, например, когда покупатель работает с нами от разных юр. лиц, и для бухгалтерского учета нам нужно это разделять, а для управленческого нет. Еще это актуально когда работаем с организациями, у которых несколько обособленных подразделений в разных городах: плательщик в Москве, а получатель в регионе.

При необходимости можно установить настройку «Бизнес-регионы» (для учета торговых операций по регионам), «Проекты» - для учета торговых операций в разрезе проектов.

Виды цен в 1С УТ подключаются по галочке «Несколько видов цен», например у компании могут быть виды цен: «Оптовая», «Розничная» и «Цена закупки».

Галка "Ценовые группы". Многие предприятия разделяют ассортимент по ценовым группам. Это нужно когда есть разные правила ценообразования для разных групп товаров или есть позиции на которые не распространяется скидка.

Галка "Ручные скидки в продажах". Обычно скидки везде есть, поэтому лучше поставить, это удобнее, чем вручную редактировать цену при продаже.

Далее галка "Автоматические скидки в продажах". Удобно, когда есть клиент, у которого всегда скидка 10% от розничной цены.

В практике торговых компаний нередко возникает необходимость разделить клиентов на категории, чтобы можно было применять разные условия продаж и цены для разных категорий. Для этого существует функционал сегментации клиентов, галка «Сегменты клиентов»:

Меню НСИ и Администрирование -> Настройка НСИ и разделов -> Продажи.

Обращаем внимание на "Использование соглашений с клиентами". Обычно выбирают "Типовые и индивидуальные соглашения" для возможности выбора общих типовых соглашений либо индивидуальных с конкретным клиентом. В соглашениях прописываются условия продаж по умолчанию.

Галка "Договоры с клиентами" нужна, если у нас активно используются бумажные договора с клиентами и их учет нужен в 1С.

Галку "Заказы клиентов" нужно поставить, необходимо в 1С УТ вести учет заказов клиентов, учет оплаты, отгрузки. После установки галки активируются варианты использования Заказа клиента.

Если в компании используются заказы, то необходимо выбрать одну из настроек - «Заказ как счет», «Заказ только со склада» или «Заказ со склада и под заказ».

Заказ как счет. Заказы используются только для печати счетов на оплату. Товар не резервируется, исполнение заказа не контролируется. Статусы в заказе недоступны.

Заказ со склада. Заказ можно оформить только на товар, который есть в наличии на складе. Товар резервируется на складе с учетом свободных остатков. Контролируется состояние оплаты при оформлении отгрузки по предоплате. Можно контролировать исполнение заказа клиента (не закрывать заказ при неполной отгрузке и/или оплате клиента). В заказе доступны статусы: На согласовании, В резерве, К отгрузке, Закрыт.

Заказ со склада и под заказ. Заказы принимаются не только на товар, имеющийся в наличии, но и на товар, требующий обеспечения. Отгрузка происходит по мере обеспечения. Для этого предусмотрена установка различных вариантов действия для товаров (К обеспечению, Обеспечивать обособленно, Резервировать по мере поступления, Резервировать на складе, Отгрузить). В заказе доступны статусы: На согласовании, К выполнению, Закрыт.

Если в базе 1С УТ планируется вести розничные продажи - ставим галку "Розничная торговля". Рабочее место кассира не обязательно должно быть в этой базе, оно может быть в другом городе и на другой программе.

«Дополнительная колонка печатных форм» - если ведение артикулов предусмотрено, тогда нужно выбрать «Артикул».

«Товарно транспортные накладные» - если клиентам нужны такие сопроводительные документы.

Меню НСИ и Администрирование -> Настройка НСИ и разделов -> Закупки.

"Соглашения с поставщиками". Можно использовать эту опцию, чтобы в поступлениях автоматически фиксировались цены поставщиков. В соглашениях можно устанавливать условия закупок, виды цен, графики оплаты.

Если требуется регистрировать договора с поставщиками, необходимо установить галку «Договоры с поставщиками».

Если необходимо регистрировать заказы поставщикам в программе 1С УТ, необходимо установить галку «Заказы поставщикам». В качестве инструмента организации процесса закупок он позволяет контролировать выполнение не только товарных обязательства поставщика, но и собственных финансовых обязательств.

Меню НСИ и Администрирование -> Настройка НСИ и разделов -> Склад и доставка

В 1С Управление торговлей 11 реализован складской учет. Галку «Несколько складов» нужно установить, если планируется вести учет по нескольким складам.

Для организации управления движением товаров на складах рекомендуется использование ордерной схемы документооборота. При ее использовании разделяется во времени процесс оформления накладных, регистрирующих складские операции для целей бухгалтерского учета, и выполнение операций движения товаров на складе. Для использования ордерной схемы нужно установить галку «Ордерные склады».

При этом фактическое движение товаров на складах фиксируется складскими документами.

Если используется несколько складов, рекомендуется установить галку «Перемещение товаров».

Эта опция необходима, если требуется перемещать товары между складами.

Меню НСИ и Администрирование -> Настройка НСИ и разделов -> Казначейство и взаиморасчеты.

Если перед расходом денежных средств требуется согласование, необходимо воспользоваться опцией Заявки на расходование денежных средств. Эта функция также активирует возможность использования платежного календаря.

Если планируется принимать платежи по эквайрингу, необходимо установить галку «Оплата платежными картами». Эквайринговый терминал не обязательно должен быть подключен к 1С.

Меню НСИ и Администрирование -> Настройка НСИ и разделов -> Финансовый результат и контроллинг.

По умолчанию установлены настройки «Учитывать прочие доходы и расходы», «Прочие доходы и расходы в валюте регл. Учета», «Финансовый результат по направлениям деятельности», «Формировать управленческий баланс». Если данные инструменты не планируется использовать, данные галки можно снять.

Если планируется приход товара по одной организации, а продажа - по другой, необходимо установить галку «Передача товаров между организациями».

Если необходимо контролировать остатки, чтобы не продать товар, которого нет на складе, необходимо установить галку «Контролировать остатки товаров организаций».